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Datenschutzerklärung

Kima ist bewusst so gebaut, dass möglichst wenige Daten bei uns anfallen: Die Planungsdaten Ihrer Kita bleiben auf Ihrem Gerät. Nur wenn Sie die Zusatzfunktion Synchronisierung gebucht haben, liegen sie zusätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt auf unserem Server, für uns nicht lesbar (Abschnitt 2). Diese Erklärung beschreibt, was trotzdem verarbeitet wird – auf dieser Website, in der App und beim Lizenzkauf.

1. Verantwortliche Stelle

Wi3e Digital UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Robin Wieske
Friedrich-Ebert-Straße 55
42103 Wuppertal
E-Mail: hallo(at)kima-planer.de

Siehe auch das Impressum.

2. Die Kima-App: Daten bleiben auf Ihrem Gerät

Die App unter app.kima-planer.de ist eine „Local-first“-Webanwendung. Alle Daten, die Sie in Kima eingeben – Kinder, Beschäftigte, Gruppen, Anwesenheiten, Tagespläne – werden ausschließlich im Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Gerät abgelegt. Sie werden nicht an unsere Server übertragen, nicht bei uns gespeichert und sind für uns nicht einsehbar. Die einzige Ausnahme ist die Zusatzfunktion Synchronisierung, sofern Sie sie gebucht haben (unten): Dann liegen die Daten verschlüsselt auf unserem Server, lesbar aber weiterhin nur auf Ihren Geräten. Optional können Sie die Daten in der App mit einem Passwort verschlüsseln; das Passwort kennen nur Sie.

Beim Aufruf der App lädt Ihr Browser die Anwendungsdateien von unserem Server. Dabei verarbeitet der Server die üblichen Verbindungsdaten (siehe Abschnitt 4). Inhaltsdaten werden dabei nicht übertragen.

Für die Sicherung Ihrer Daten (Export der Sicherungsdatei) sind Sie selbst verantwortlich; wir haben keine lesbare Kopie, und auch die Synchronisierung ist keine Datensicherung.

Zusatzfunktion Synchronisierung

Sofern Ihre Einrichtung die Zusatzfunktion Synchronisierung gebucht hat (AGB § 10a), gleichen die Geräte, die Sie miteinander gekoppelt haben, die Planungsdaten über unseren Server ab. Ohne die Zusatzfunktion, auch in der kostenlosen Testphase, findet keine Synchronisierung statt und es bleibt bei dem oben Beschriebenen.

  • Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Die Daten werden auf dem Gerät verschlüsselt, bevor sie es verlassen (AES-GCM, 256 Bit). Den Schlüssel erzeugt ein Gerät Ihrer Einrichtung; er wird nur beim Koppeln per QR-Code an Ihre anderen Geräte weitergegeben und nie an uns übertragen. Wir können die Inhalte nicht lesen.
  • Gesundheitsdaten: Zu den synchronisierten Daten gehören auch Abwesenheiten mit der Angabe „krank“ bei Kindern und Beschäftigten. Das sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO; auch sie liegen bei uns nur verschlüsselt.
  • Was unser Server sieht: verschlüsselte Daten (Chiffretext) und folgende Metadaten: die Kennung des Synchronisierungsbereichs und die Lizenz-ID, zu der er gehört, die Zahl der gekoppelten Geräte und die Gerätenamen, die Sie vergeben, Hashwerte der Gerätezugangsdaten, Größe und Zeitpunkt jeder Übertragung sowie die IP-Adressen der Geräte.
  • Wo: auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Abschnitt 4). Die Synchronisierungsdaten sind nicht Teil der Datensicherungen (Abschnitt 10).
  • Rollen: Für die synchronisierten Inhalte ist Ihre Einrichtung bzw. ihr Träger verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Fragen von Eltern oder Beschäftigten zu diesen Daten beantwortet die Einrichtung. Die Metadaten nutzen wir außerdem als Verantwortliche für den Betrieb, für die Prüfung, ob die Lizenz mit der Zusatzfunktion gültig ist, und zum Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage dafür: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Zusatzfunktion) und lit. f DSGVO (sicherer Betrieb, Schutz vor Missbrauch).
  • Speicherdauer: Ältere Übertragungen löschen wir, sobald ein neuerer Gesamtstand vorliegt. Die IP-Adressen stehen im Zugriffsprotokoll des Webservers und werden nach 14 Tagen gelöscht (Abschnitt 4); für die Begrenzung der Anfragen hält der Server sie zusätzlich kurz im Zwischenspeicher. 30 Tage nach dem Ende der Zusatzfunktion oder der Lizenz löschen wir den gesamten Synchronisierungsbereich mit allen Daten und Metadaten automatisch, auf Wunsch der Einrichtung früher.

3. Tägliche Lizenzprüfung

Ist in der App ein Lizenzschlüssel hinterlegt, fragt die App einmal täglich bei unserem Lizenzserver (license.kima-planer.de) an, ob der Schlüssel noch gültig ist. Übertragen wird dabei nur die Lizenz-ID (eine zufällige Kennung des Schlüssels), keine Kita-Daten, keine Namen.

  • Der Lizenzserver speichert zur Lizenz den Zeitpunkt der letzten Prüfung (höchstens einmal pro Stunde), damit wir bei Supportanfragen sehen können, ob die App einer Kita noch prüft.
  • Die IP-Adresse der Anfrage wird nicht dauerhaft gespeichert. Sie dient nur für eine Minute einer Begrenzung der Anfragen pro Adresse und steht im Zugriffsprotokoll des Webservers (Abschnitt 4).
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Lizenzvertrags) und lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch der Lizenz).

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website, die App und der Lizenzserver (einschließlich der Synchronisierung) werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren in Deutschland (Falkenstein bzw. Nürnberg) betrieben. Bei jedem Aufruf verarbeitet der Webserver technisch notwendig: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem, zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies und lokale Speicherung auf dieser Website

Diese Website setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Schutz der Formulare vor Fälschung, gewählte Sprache). Es enthält keine Kennung, die Sie über Websites hinweg verfolgt, und wird beim Schließen des Browsers oder nach spätestens zwei Stunden ungültig. Die Wahl zwischen hellem und dunklem Design wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt.

Ihre Entscheidung im Hinweis zur Reichweitenmessung (Abschnitt 6) merken wir uns in einem Cookie: posthog_consent (Wert „all“, 12 Monate), wenn Sie zustimmen, oder cookie_consent_declined (6 Monate), wenn Sie ablehnen. Beide enthalten nur diese Entscheidung, keine Kennung.

All das erfordert keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Werbe-Cookies setzen wir nicht. Schriften und Skripte werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Drittanbietern.

6. Reichweitenmessung mit PostHog (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie im Hinweis unten auf der Seite „Zustimmen“ wählen, zählen wir Besuche mit PostHog. Ohne Ihre Zustimmung wird PostHog nicht geladen und es wird nichts übertragen.

  • Was erfasst wird: aufgerufene Seiten (Adresse ohne Parameter), die vorherige Seite, Klicks auf „Kostenlos testen“ und die anderen Links in die App (nur, an welcher Stelle der Seite), dass ein Kontakt- oder Feedbackformular abgeschickt wurde (nur welches, nicht der Inhalt), dazu Browsertyp, Betriebssystem, Bildschirmgröße und ungefähres Land.
  • Was nicht erfasst wird: keine Formularinhalte, keine Namen oder E-Mail-Adressen, keine Mausbewegungen oder Sitzungsaufzeichnungen, keine Daten aus der Kima-App. Der Verwaltungsbereich wird nie gemessen.
  • Ohne Cookies: PostHog läuft im cookielosen Modus und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Um Besuche desselben Tages zusammenzufassen, bildet PostHog auf seinem Server aus IP-Adresse und Browserkennung einen Hashwert mit täglich wechselndem Salt; ein Wiedererkennen über Tage hinweg ist damit nicht möglich. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert („Discard client IP data“ ist in den Projekteinstellungen aktiviert).
  • Anbieter: PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) mit Datenverarbeitung in der EU (PostHog EU Cloud, Frankfurt am Main). Ein Zugriff aus den USA ist nicht auszuschließen. PostHog ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); zusätzlich sind im Vertrag zur Auftragsverarbeitung die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
  • Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
  • Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite. Die Messung endet sofort.
  • Speicherdauer: Die Messdaten werden nach 12 Monaten gelöscht.

7. Kontaktformular, Feedback und Newsletter

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, optional den Namen Ihrer Kita, Betreff und Nachricht auf unserem Server, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, und benachrichtigen uns per E-Mail. Name, Name der Kita und E-Mail-Adresse einer Kontaktanfrage übernehmen wir als Interessenten in unsere Kundenverwaltung (Abschnitt 8). Auf Wunsch senden wir Ihnen eine Kopie. Beim Feedbackformular speichern wir die Bewertung, den Text und – nur wenn Sie sie angeben – Ihre E-Mail-Adresse.

  • Ihre IP-Adresse wird mit der Nachricht nicht gespeichert. Zur Abwehr von automatisierten Einsendungen begrenzen wir die Zahl der Einsendungen pro Adresse; dafür wird die IP-Adresse für eine Minute in einem Zwischenspeicher gehalten. Ein Captcha-Dienst Dritter wird nicht eingesetzt.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfragen) bzw. lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung beim Absenden; jederzeit widerruflich mit Wirkung für die Zukunft).
  • Speicherdauer: bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist. Erledigte Anfragen löschen wir 3 Monate nach Abschluss, alle anderen spätestens 12 Monate nach Eingang; Feedback spätestens 24 Monate nach Eingang. Die Löschung läuft automatisch einmal täglich; auf Wunsch löschen wir Ihre Nachricht sofort. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Kopien in den Datensicherungen (Abschnitt 10) werden erst mit deren Ablauf gelöscht.

Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter eintragen (Neuigkeiten zu Kima, wenige Male im Jahr), speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache der Anmeldung und das Formular, über das Sie sich angemeldet haben, auf unserem eigenen Server. Einen externen Newsletter-Dienst setzen wir nicht ein.

  • Doppeltes Opt-in: Nach der Anmeldung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie darüber bestätigen, steht Ihre Adresse auf der Liste. Ohne Bestätigung erhalten Sie keine weiteren E-Mails, und wir löschen die Anmeldung automatisch nach 30 Tagen.
  • Nachweis der Einwilligung: Wir speichern den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, den Wortlaut der Einwilligung mit seiner Fassung und einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten, nicht umkehrbaren Hashwert der IP-Adresse bei Anmeldung und bei Bestätigung, nicht die IP-Adresse selbst.
  • Schutz vor Missbrauch: wie beim Kontaktformular eine Begrenzung der Anmeldungen pro IP-Adresse (eine Minute im Zwischenspeicher), kein Captcha-Dienst. An eine Adresse senden wir höchstens alle 15 Minuten eine Bestätigungs-E-Mail.
  • Versand: über unseren E-Mail-Dienstleister (Abschnitt 9).
  • Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für den Nachweis der Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO, nach der Abmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, die Einwilligung gegen Ansprüche nachweisen zu können).
  • Abmeldung und Speicherdauer: Sie können sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder mit einer Nachricht an uns abmelden; das ist zugleich der Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Mit der Abmeldung nehmen wir Ihre Adresse sofort von der Liste; Sie erhalten keine E-Mails mehr von uns. Den Nachweis der Einwilligung (E-Mail-Adresse, Wortlaut und Fassung der Einwilligung, Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung, die Hashwerte der IP-Adressen) bewahren wir danach gesperrt auf – er wird nur noch verwendet, um nachzuweisen, dass Sie eingewilligt hatten – und löschen ihn automatisch 3 Jahre nach der Abmeldung. Melden Sie sich später erneut an, beginnt eine neue Anmeldung mit eigener Bestätigung.

8. Lizenzkauf und Zahlung

Der Kauf eines Lizenzschlüssels läuft über unseren Lizenzserver. Dort speichern wir die Daten, die zur Ausstellung, Zusendung und Verlängerung des Schlüssels nötig sind: Name, E-Mail-Adresse, Name der Kita, Lizenznehmer, bei Bedarf Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-ID, für öffentliche Auftraggeber freiwillig die Leitweg-ID für die elektronische Rechnung (E-Rechnung), den ausgestellten Schlüssel mit Laufzeit sowie die Zahlungsreferenz unseres Zahlungsdienstleisters. Bucht Ihre Einrichtung die Zusatzfunktion Synchronisierung, speichern wir zur Lizenz außerdem, wann der Vertrag zur Auftragsverarbeitung in welcher Fassung abgeschlossen wurde. 30 und 7 Tage vor Ablauf einer Lizenz erinnern wir per E-Mail an die Verlängerung und speichern, wann diese Erinnerungen versendet wurden; das gehört zur Erfüllung des Lizenzvertrags und ist keine Werbung. Fordern Sie auf der Seite „Meine Lizenz finden“ einen Einmalcode an, verarbeiten wir die eingegebene E-Mail-Adresse, um den Code zu senden; gespeichert wird nur ein verschlüsselter Hashwert des Codes für 15 Minuten, und wir protokollieren ohne die Adresse, dass ein Code versandt und die Lizenzen angesehen wurden.

  • Zahlungen wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Zahlungsdaten (Karten, Kontoverbindungen) werden direkt bei Mollie eingegeben und erreichen unsere Server nicht. Mollie ist für diese Daten eigenständig verantwortlich; siehe Mollies Datenschutzerklärung.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung).
  • Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB), überwiegend in unserer Buchhaltung (ERPNext, unten). Die übrigen Kundendaten (Name, Name der Kita, E-Mail-Adresse, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Leitweg-ID, Lizenzschlüssel) löschen wir auf dem Lizenzserver automatisch 3 Jahre nach dem Ende der letzten Lizenz (Ablauf oder Widerruf); die Löschung läuft einmal täglich.

Rechnungen und Kundenverwaltung (ERPNext)

Für Rechnungen, Gutschriften und die Kundenverwaltung nutzen wir die Software ERPNext, die wir selbst auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Abschnitt 4) betreiben; ein weiterer Dienstleister erhält diese Daten nicht. Dort führen wir zu jedem Kunden den Namen bzw. den Namen der Einrichtung, die E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-ID, zu jeder über Mollie bezahlten Lizenz die Rechnung mit Betrag und Zahlungsreferenz und bei einer Erstattung die Gutschrift. Kontaktanfragen legen wir dort als Interessenten an (Name, Name der Kita, E-Mail-Adresse; der Text der Nachricht bleibt auf dieser Website). Einen Interessenten löschen wir in ERPNext, sobald die Kontaktanfrage hier gelöscht wird (Abschnitt 7), es sei denn, aus der Anfrage ist eine Kundenbeziehung entstanden.

  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Anfrage) und lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung).
  • Speicherdauer: Rechnungen und Gutschriften 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), Kundendaten wie oben, Interessenten wie Kontaktanfragen.

9. E-Mail-Versand

Lizenzschlüssel, Benachrichtigungen, Antworten und den Newsletter versenden wir über SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd, 96–106 Manchester Street, Christchurch 8011, Neuseeland) auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die E-Mails werden über die Server von SMTP2GO in der EU versendet. Für Neuseeland hat die EU-Kommission festgestellt, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO).

10. Datensicherung

Von den Datenbanken dieser Website und des Lizenzservers werden täglich verschlüsselte Sicherungen angelegt und im Object Storage (S3-kompatibler Speicher) der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Die Sicherungen werden gestaffelt bis zu rund zweieinhalb Jahre aufbewahrt und danach automatisch gelöscht; sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Notfall. Die Planungsdaten Ihrer Kita sind davon nicht betroffen: Ohne die Zusatzfunktion Synchronisierung liegen sie nicht bei uns, und die verschlüsselten Synchronisierungsdaten nehmen wir in die Sicherungen nicht auf.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

  • Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Server und Object Storage für die verschlüsselten Sicherungen; Auftragsverarbeiter; für die Zusatzfunktion Synchronisierung zugleich unser Unterauftragsverarbeiter)
  • SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd, Christchurch, Neuseeland; E-Mail-Versand über Server in der EU; Auftragsverarbeiter)
  • Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande (Zahlungen, eigenständig verantwortlich)
  • PostHog Inc. (Reichweitenmessung, nur mit Einwilligung; Verarbeitung in der EU, Abschnitt 6)
  • ERPNext (Rechnungen und Kundenverwaltung, Abschnitt 8): von uns selbst auf unserem Server bei Hetzner betrieben, kein weiterer Empfänger

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, soweit in Abschnitt 6 (PostHog: möglicher Zugriff aus den USA) und Abschnitt 9 (SMTP2GO: Sitz in Neuseeland, Angemessenheitsbeschluss) beschrieben.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Auf Wunsch löschen wir Ihre Kundendaten auf dem Lizenzserver; ein ausgestellter Schlüssel bleibt bis zu seinem Ablauf in der App nutzbar.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026